1. Responsable del tratamiento
El responsable es White Lodge Solutions, S.L.U., nombre comercial NordPax AI, NIF B02648814, VAT ID ESB02648814, Calle Lillo 3, Piso 3B, 28041 Madrid, España. Correo: info@nordpax.ai.
Esta política se aplica a los datos personales que tratamos a través de nordpax.ai y al preparar o prestar nuestros servicios a empresas. No vendemos datos personales.
2. Datos que tratamos
Según cómo te relaciones con nosotros, podemos tratar:
- Identificación y contacto: nombre, correo electrónico y, si lo indicas, empresa.
- Contenido de la consulta: el proceso o la necesidad que nos describes en el formulario de contacto o de diagnóstico, y el idioma del formulario.
- Datos del encargo, si hay propuesta aceptada: los necesarios para prestar el servicio, facturar y cumplir obligaciones legales.
- Datos de navegación, solo si aceptas las cookies de analítica: páginas vistas, origen de la visita, dispositivo aproximado y eventos como el envío de un formulario (sin tu nombre ni tu correo). Los trata Google Analytics.
- Datos técnicos de servidor: dirección IP, tipo de navegador, fecha y hora, y la página solicitada. Los registra el alojamiento por seguridad. No los usamos para elaborar perfiles.
3. Finalidades
Usamos los datos para:
- Atender solicitudes de contacto y de diagnóstico.
- Preparar presupuestos y propuestas.
- Prestar el servicio contratado y mantener la relación comercial.
- Cumplir obligaciones contables, fiscales y de otra normativa que resulte aplicable.
- Proteger el sitio frente a abusos y fallos de seguridad.
4. Bases jurídicas
La atención de una consulta y la preparación de una propuesta se basan en la aplicación de medidas precontractuales a petición de quien escribe (artículo 6.1.b del RGPD).
La prestación del servicio contratado se basa en la ejecución del contrato (artículo 6.1.b).
La conservación de facturas y libros se basa en el cumplimiento de obligaciones legales (artículo 6.1.c).
La analítica web se basa en tu consentimiento (artículo 6.1.a), que puedes retirar en cualquier momento desde el banner de cookies.
Los registros técnicos de seguridad se basan en el interés legítimo de mantener el sitio seguro (artículo 6.1.f). Ese interés no prevalece sobre los derechos de las personas cuando los registros se usan solo para seguridad y durante un plazo limitado.
La casilla del formulario deja constancia de que se ha leído esta política. No usamos los datos para enviar secuencias comerciales ni boletines.
5. Conservación
Las consultas que no llegan a un contrato se conservan el tiempo necesario para responder y, como máximo, doce meses desde el último contacto. Después se suprimen o se anonimizan.
Los datos de la relación contractual y de facturación se conservan durante esa relación y, después, durante los plazos de la ley española: seis años para la documentación mercantil (artículo 30 del Código de Comercio) y cuatro años para las obligaciones tributarias (artículo 66 de la Ley General Tributaria), cuando esos plazos apliquen.
Los registros técnicos se conservan el tiempo que el proveedor de alojamiento los mantiene por seguridad. No los convertimos en un fichero de clientes.
6. Destinatarios y encargados
No cedemos los datos a terceros para su propio uso. Pueden acceder a ellos, como encargados y solo para prestarnos un servicio:
- Cloudflare, Inc., que aloja el sitio, lo protege frente a abusos (Turnstile) y procesa el envío de los formularios y guarda una copia de seguridad de cada mensaje durante un máximo de doce meses.
- Resend (Plus Five Five, Inc.), que entrega al buzón info@nordpax.ai los mensajes de los formularios.
- Google Ireland Limited, con Google Analytics y Google Tag Manager, solo si aceptas las cookies de analítica.
- CookieYes Limited, que gestiona el banner y guarda tu elección sobre cookies.
- HubSpot, Inc. (datos alojados en la Unión Europea), el CRM donde guardamos los contactos de los formularios y gestionamos las reservas de llamada. Detalle en el apartado 7.
- El proveedor de correo que usamos para leer y contestar los mensajes enviados a info@nordpax.ai.
7. Gestión de contactos (CRM): HubSpot
Cuando nos escribes por el formulario o reservas una llamada, guardamos tus datos en nuestro CRM, HubSpot, para responderte y hacer el seguimiento de la conversación comercial: nombre, apellidos, correo, empresa, mensaje, idioma y página de origen y, si reservas, la fecha de la llamada y tus respuestas al formulario de reserva.
- Proveedor: HubSpot, Inc. (EE. UU.), como encargado del tratamiento, con contrato de encargo (DPA) firmado.
- Dónde se guardan: en el centro de datos de HubSpot en la Unión Europea.
- Transferencias internacionales: HubSpot puede acceder a los datos desde fuera del EEE para dar soporte. Están cubiertas por el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., en el que HubSpot está certificada, y por las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.
- Base legal: aplicar medidas precontractuales a petición tuya (art. 6.1.b RGPD) y nuestro interés legítimo en atender y seguir tu consulta (art. 6.1.f).
- Plazo: mientras dure la relación comercial y, si no llega a haberla, el indicado en el apartado 5: un máximo de doce meses desde tu último contacto.
- No usamos HubSpot para enviarte publicidad sin tu consentimiento previo.
8. Transferencias internacionales
Cloudflare, Resend, Google, HubSpot y algunos proveedores de correo pueden tratar datos en Estados Unidos. Cuando eso ocurre, la transferencia se ampara en el EU-US Data Privacy Framework, si el proveedor está certificado, o en las cláusulas contractuales tipo que correspondan.
También comunicaremos datos a autoridades cuando una ley nos obligue a ello.
9. Derechos
Puedes solicitar acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento y portabilidad, y oponerte a los tratamientos basados en el interés legítimo. Para ejercerlos, escribe a info@nordpax.ai e indica el derecho y un correo de respuesta.
Si consideras que el tratamiento no se ajusta a la norma, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), calle Jorge Juan 6, 28001 Madrid, https://www.aepd.es.
No tomamos decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos o te afecten de modo significativo.
10. Menores
Los servicios y el sitio se dirigen a empresas, no a menores. No recabamos a sabiendas datos de menores de 14 años. Si sabemos que hemos recibido datos de un menor, los suprimimos. Puedes avisarnos en info@nordpax.ai.
11. Cambios
Si esta política cambia, publicaremos la nueva versión en esta página con una fecha de actualización nueva.