1. Titolare del trattamento
Il titolare è White Lodge Solutions, S.L.U., nome commerciale NordPax AI, NIF B02648814, P. IVA ESB02648814, Calle Lillo 3, piano 3B, 28041 Madrid, Spagna. Email: info@nordpax.ai.
Questa informativa riguarda i dati personali che trattiamo tramite nordpax.ai e nel preparare o prestare servizi alle imprese. Non vendiamo dati personali.
2. Dati che trattiamo
A seconda del rapporto, possiamo trattare:
- Identità e contatto: nome, email e, se la indichi, l'impresa.
- Contenuto della richiesta: il processo o l'esigenza che descrivi nel modulo di contatto o di diagnosi, e la lingua del modulo.
- Dati dell'incarico, se una proposta è accettata: quanto serve per prestare il servizio, fatturare e adempiere obblighi di legge.
- Dati di navigazione, solo se accetti i cookie di analisi: pagine visitate, provenienza della visita, dispositivo approssimativo ed eventi come l'invio di un modulo (senza il tuo nome né la tua email). Li tratta Google Analytics.
- Dati tecnici di server: indirizzo IP, tipo di browser, data e ora e pagina richiesta. Li registra l'hosting per sicurezza. Non li usiamo per creare profili.
3. Finalità
Usiamo i dati per:
- Rispondere a richieste di contatto e di diagnosi.
- Preparare preventivi e proposte.
- Prestare il servizio contrattato e mantenere la relazione commerciale.
- Adempiere obblighi contabili, fiscali e di altra normativa applicabile.
- Proteggere il sito da abusi e problemi di sicurezza.
4. Basi giuridiche
Rispondere a una richiesta e preparare una proposta si fonda su misure precontrattuali su richiesta di chi scrive (articolo 6.1.b del RGPD).
L'esecuzione del servizio contrattato si fonda sull'esecuzione del contratto (articolo 6.1.b).
La conservazione di fatture e libri si fonda sull'adempimento di obblighi di legge (articolo 6.1.c).
L'analisi web si fonda sul tuo consenso (articolo 6.1.a), che puoi revocare in qualsiasi momento dal banner dei cookie.
I registri tecnici di sicurezza si fondano sull'interesse legittimo a mantenere il sito sicuro (articolo 6.1.f). Quell'interesse non prevale sui diritti delle persone quando i registri servono solo alla sicurezza e per un tempo limitato.
La casella del modulo attesta che questa informativa è stata letta. Non usiamo i dati per inviare sequenze commerciali o newsletter.
5. Conservazione
Le richieste che non diventano un contratto si conservano per il tempo necessario a rispondere e, al massimo, per dodici mesi dall'ultimo contatto. Poi si cancellano o si anonimizzano.
I dati del rapporto contrattuale e di fatturazione si conservano per la durata del rapporto e, dopo, per i termini della legge spagnola: sei anni per la documentazione commerciale (articolo 30 del Codice di commercio) e quattro anni per gli obblighi tributari (articolo 66 della Legge generale tributaria), quando quei termini si applicano.
I registri tecnici restano per il tempo in cui il fornitore di hosting li conserva per sicurezza. Non li trasformiamo in un archivio clienti.
6. Destinatari e responsabili del trattamento
Non cediamo i dati a terzi per un uso proprio. Possono accedervi, come responsabili del trattamento e solo per prestarci un servizio:
- Cloudflare, Inc., che ospita il sito, lo protegge dagli abusi (Turnstile) ed elabora l'invio dei moduli, conservando una copia di sicurezza di ogni messaggio per un massimo di dodici mesi.
- Resend (Plus Five Five, Inc.), che recapita alla casella info@nordpax.ai i messaggi dei moduli.
- Google Ireland Limited, con Google Analytics e Google Tag Manager, solo se accetti i cookie di analisi.
- CookieYes Limited, che gestisce il banner e conserva la tua scelta sui cookie.
- HubSpot, Inc. (dati ospitati nell'Unione europea), il CRM in cui conserviamo i contatti dei moduli e gestiamo le prenotazioni delle chiamate. Dettagli al punto 7.
- Il fornitore di posta che usiamo per leggere e rispondere ai messaggi inviati a info@nordpax.ai.
7. Gestione dei contatti (CRM): HubSpot
Quando ci scrivi tramite il modulo o prenoti una chiamata, conserviamo i tuoi dati nel nostro CRM, HubSpot, per risponderti e seguire la conversazione commerciale: nome, cognome, email, azienda, messaggio, lingua e pagina di provenienza e, se prenoti, la data della chiamata e le risposte al modulo di prenotazione.
- Fornitore: HubSpot, Inc. (USA), in qualità di responsabile del trattamento, con accordo sul trattamento dei dati (DPA) firmato.
- Dove sono conservati: nel data center di HubSpot nell'Unione europea.
- Trasferimenti internazionali: HubSpot può accedere ai dati da fuori dello SEE per finalità di assistenza. Questi trasferimenti sono coperti dal Data Privacy Framework UE-USA, a cui HubSpot è certificata, e dalle clausole contrattuali tipo della Commissione europea.
- Base giuridica: misure precontrattuali adottate su tua richiesta (art. 6.1.b GDPR) e nostro legittimo interesse a rispondere e dare seguito alla tua richiesta (art. 6.1.f).
- Conservazione: per tutta la durata del rapporto commerciale o, se non inizia, come indicato al punto 5: al massimo dodici mesi dall'ultimo contatto.
- Non usiamo HubSpot per inviarti comunicazioni promozionali senza il tuo consenso preventivo.
8. Trasferimenti internazionali
Cloudflare, Resend, Google, HubSpot e alcuni fornitori di posta possono trattare dati negli Stati Uniti. Quando accade, il trasferimento si fonda sull'EU-US Data Privacy Framework, se il fornitore è certificato, o sulle clausole contrattuali tipo applicabili.
Comunicheremo dati anche alle autorità quando una legge ci obbliga a farlo.
9. Diritti
Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità, e opporti ai trattamenti fondati sull'interesse legittimo. Per esercitare un diritto scrivi a info@nordpax.ai, indica il diritto e un indirizzo per la risposta.
Se ritieni che il trattamento non sia conforme, puoi reclamare presso l'Agenzia spagnola per la protezione dei dati (AEPD), Calle Jorge Juan 6, 28001 Madrid, https://www.aepd.es.
Non prendiamo decisioni automatizzate che producano effetti giuridici o ti riguardino in modo significativo.
10. Minori
I servizi e il sito sono rivolti alle imprese, non ai minori. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori di 14 anni. Se veniamo a sapere di averne ricevuti, li cancelliamo. Puoi avvisarci a info@nordpax.ai.
11. Modifiche
Se questa informativa cambia, pubblicheremo la nuova versione in questa pagina con una nuova data di aggiornamento.